Kassenbuch

Das Kassenbuch ist ein wichtiger Bestandteil der Buchführung. Schließlich müssen alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß dokumentiert werden. Doch was genau ist ein Kassenbuch und wer muss dieses führen?

Das Thema Buchhaltung ist ein wichtiger und zentraler Bestandteil der Selbstständigkeit. Wer ein eigenes Gewerbe anmeldet, muss damit rechnen, dass ein Kassenbuch geführt werden muss. Jedoch gibt es auch hier Ausnahmen.

Was ist ein Kassenbuch?

Das Kassenbuch beinhaltet die Bareinnahmen und -ausgaben innerhalb eines Unternehmens. Um Unterschlagungen und Steuerhinterziehung zu verhindern, verpflichtet der Gesetzgeber die Unternehmer alle Einzahlungen und Auszahlungen mit Bargeld korrekt zu dokumentieren.

Wie ist ein Kassenbuch aufgebaut?

Kassenbücher sind in der Regel immer gleich aufgebaut und werden in Kontoform geführt. Das heißt, dass Einzahlungen den Auszahlungen gegenübergestellt und ein Saldo gebildet werden. Dabei ist zu beachten, dass alle Ein- und Ausgänge durch Belege nachgewiesen werden müssen. Das Kassenbuch setzt sich also aus mehreren Bestandteilen zusammen:

  • Fortlaufende Nummer (muss auch auf den Beleg notiert werden)
  • Datum des Eintrags (Geschäftsvorfall)
  • Buchungstext (Beschreibung des Geschäftsvorfalls)
  • Betrag der Einnahme
  • Betrag der Ausgabe
  • Steuersatz (in der Regel 7% oder 19%)
  • Enthaltene Steuer
  • Aktueller Kassenbestand

Beispiel: Kassenbuch

Worauf muss beim Führen eines Kassenbuchs geachtet werden?

Ein Kassenbuch ist immer nach dem gleichen Muster aufgebaut und muss nach bestimmten Vorgaben geführt werden. So ist es zum Beispiel nicht gestattet frühere Einträge nachträglich zu verändern, zu löschen oder zu schwärzen. Aus diesem Grund ist es nicht erlaubt ein Kassenbuch in einer normalen Exceltabelle zu führen, da hier Einträge im Nachhinein verändert werden können. Wird eine Exceltabelle hingegen ausgedruckt und per Hand ausgefüllt, ist dies zulässig. Sollte ein Fehler in den bisherigen Aufzählungen auftauchen, so muss dieser in einer Extra Zeile korrigiert werden. Fehlerhafte Angaben müssen auch später noch erkennbar sein und dürfen maximal durchgestrichen werden.
Wichtig: Alle Buchhaltungsunterlagen und somit auch das Kassenbuch müssen 10 Jahre lang aufbewahrt und bei einer möglichen Steuerprüfung vorgelegt werden können.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Wie bereits beschrieben sind Unternehmen dazu verpflichtet ein Kassenbuch zu führen. Doch auch hier gibt es Ausnahmen: Nicht jeder der ein Gewerbe anmeldet, unterliegt dieser Pflicht. Kleinunternehmen oder Freiberufler die eine einfache Buchführung haben und mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung arbeiten, müssen in der Regel kein Kassenbuch führen. Wer jedoch viel mit Bargeldgeschäft zu tun hat, sollte sich überlegen dennoch ein Kassenbuch zu führen.
Größere Unternehmen mit doppelter Buchführung sind dazu verpflichtet ein Kassenbuch zu führen.

Welche Arten von Kassenbuch gibt es?

Steht fest, dass ein Kassenbuch geführt werden muss, ist die Frage auf welche Weise dies geschehen soll. Wer handschriftlich arbeiten möchte, kann sich selber eine Tabelle erstellen und diese ausdrucken oder eine Vorlage erwerben, die nur noch ausgefüllt werden muss. Natürlich gibt es mittlerweile auch Computerprogramme mit denen ein Kassenbuch geführt werden kann. Diese müssen jedoch den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen, so dass zum Beispiel auch im Nachhinein keine Einträge gelöscht werden können. Neben Computerprogrammen sind mittlerweile auch Apps auf dem Markt, mit denen Unternehmen zum Beispiel das Kassenbuch bequem auf dem Tablet führen können. Eine andere Form finden Selbstständige mit elektronischen Kassen. Handelt es sich um ein Gewerbe mit regem Bargeldverkehr kommt die elektronische Registrierkasse ins Spiel. Diese zeichnet alle Bargeldeinnahmen automatisch auf, so dass am Ende des Tages nur noch der Tagesabschluss gemacht werden muss.

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