Rechnung schreiben im Kleingewerbe: Pflichtangaben, Muster, E-Rechnung (2026)
Kurz gesagt: Eine Rechnung im Kleingewerbe braucht dieselben Pflichtangaben wie jede andere Rechnung nach § 14 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt. Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und ersetzen Steuersatz und Steuerbetrag durch den Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Bis 250 Euro brutto reicht eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben. Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können; selbst ausstellen müssen Kleinunternehmer sie nicht.
Pflichtangaben
| Angabe | Kleinunternehmer (§ 19 UStG) | Regelbesteuerung |
|---|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden | ja | ja |
| Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers | ja | ja |
| Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | ja | ja |
| Ausstellungsdatum | ja | ja |
| Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer | ja | ja |
| Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung | ja | ja |
| Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Monat genügt) | ja | ja |
| Entgelt | Gesamtbetrag | Nettoentgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen |
| Steuersatz und Steuerbetrag | nein, stattdessen Hinweis auf § 19 UStG | ja |
| Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Bauleistungen an Privatkunden | ja | ja |
Seit 2025 gilt für Kleinunternehmer die vereinfachte Vorschrift des § 34a UStDV: Der Hinweis auf die Steuerbefreiung ist Pflicht, Angaben zu Steuersatz und Steuerbetrag entfallen. Fehlt der Hinweis, ist die Rechnung fehlerhaft; wer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt (§ 14c UStG) und muss die Rechnung berichtigen.
Formulierungen für den Kleinunternehmer-Hinweis
- Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
- Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
- Steuerfreier Umsatz nach § 19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmerregelung).
Der Hinweis gehört auf jede Rechnung, auch auf Kleinbetragsrechnungen und Quittungen.
Muster einer Kleingewerbe-Rechnung
Anna Beispiel · Grafikdesign
Musterstraße 12 · 12345 Musterstadt
Steuernummer 12/345/67890
Rechnung Nr. 2026-017 Datum: 14.09.2026
An: Muster GmbH, Beispielweg 3, 54321 Beispielstadt
Leistung: Gestaltung eines Logos inkl. drei Entwürfen und Reinzeichnung
Leistungszeitraum: August 2026
Gesamtbetrag: 850,00 Euro
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug auf IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00.
Ein Logo, Zahlungsziel und Bankverbindung sind keine Pflicht, aber üblich. Die Rechnungsnummer muss eindeutig sein; Lücken sind erlaubt, Dopplungen nicht. Verbreitete Systeme: Jahr plus laufende Nummer oder Kundennummer plus laufende Nummer.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Für Rechnungen bis 250 Euro brutto genügen nach § 33 UStDV: Name und Anschrift des Leistenden, Datum, Menge und Art der Leistung, Gesamtbetrag und bei Kleinunternehmern der Hinweis auf § 19 UStG. Empfängeradresse, Steuernummer und Rechnungsnummer sind nicht nötig. Kassenbons und Quittungen fallen darunter.
E-Rechnung seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer elektronische Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen und archivieren können; eine E-Mail-Adresse reicht dafür. Für das Ausstellen gilt eine Übergangsfrist: Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab 2027 E-Rechnungen an Geschäftskunden stellen, alle anderen ab 2028. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV), dürfen also weiter PDF- oder Papierrechnungen versenden. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht ohnehin ausgenommen.
Aufbewahrung und Fristen
Rechnungen, die Sie stellen und erhalten, bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b UStG, § 147 AO, seit 2025), digital oder auf Papier, unverändert und lesbar. Die Rechnung muss innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung gestellt werden, wenn der Kunde Unternehmer ist (§ 14 Abs. 2 UStG). Für die Verjährung Ihrer Forderung gilt die Regelfrist von drei Jahren ab Ende des Jahres der Rechnungsstellung.
Häufige Fragen
Darf ich als Kleingewerbe ohne Steuernummer Rechnungen schreiben?
Nein. Die Steuernummer ist Pflichtangabe. Bis sie vom Finanzamt kommt (meist zwei bis vier Wochen nach dem Fragebogen), können Sie mit dem Vermerk „Steuernummer beantragt“ arbeiten und die Nummer nachreichen; sicherer ist, mit der ersten Rechnung zu warten.
Muss ich meine Privatadresse angeben, wenn ich von zu Hause arbeite?
Ja, die Anschrift des Leistenden ist die Betriebsanschrift, bei Arbeit von zu Hause also die Wohnadresse. Ein Postfach reicht nicht.
Was passiert, wenn ich versehentlich Umsatzsteuer ausweise?
Sie schulden den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt, obwohl Sie Kleinunternehmer sind, und Ihr Kunde darf ihn trotzdem nicht als Vorsteuer abziehen. Berichtigen Sie die Rechnung schriftlich und erstatten Sie dem Kunden den Betrag.
Darf ich Rechnungen per E-Mail als PDF verschicken?
Ja. Eine PDF-Rechnung ist rechtlich eine sonstige Rechnung und für Kleinunternehmer sowie für Rechnungen an Privatkunden dauerhaft zulässig. Eine Signatur ist nicht nötig.
Quellen und Rechtsgrundlagen
- § 14 UStG, Pflichtangaben und E-Rechnung; § 14b UStG, Aufbewahrung; § 14c UStG, unrichtiger Steuerausweis: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
- § 33 UStDV, Kleinbetragsrechnung; § 34a UStDV, Rechnungen von Kleinunternehmern: gesetze-im-internet.de/ustdv_1980
- § 19 UStG, Kleinunternehmer: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html
- § 147 AO, Aufbewahrungsfristen: gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024 zur Einführung der E-Rechnung: bundesfinanzministerium.de