Betriebsnummer beantragen: So stellen Sie Ihren ersten Mitarbeiter ein
Ihr Gewerbe läuft und der erste Mitarbeiter soll eingestellt werden – vielleicht auch nur ein Minijobber? Dann brauchen Sie eine Betriebsnummer. Ohne sie können Sie keine Sozialversicherungsmeldungen abgeben und keine Lohnabrechnung erstellen. Der Antrag ist kostenlos und online in wenigen Minuten erledigt. Hier erfahren Sie, wie es geht und was danach zu tun ist.
Was ist die Betriebsnummer?
Die Betriebsnummer ist eine achtstellige Kennziffer, die Ihren Betrieb in der Sozialversicherung eindeutig identifiziert. Sie wird für alle Meldungen an Krankenkassen, Rentenversicherung und Minijob-Zentrale benötigt und erscheint auf jeder Lohnabrechnung. Vergeben wird sie zentral vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken.
Nicht zu verwechseln ist die Betriebsnummer mit der Steuernummer des Finanzamts oder der Nummer Ihrer Gewerbeanmeldung – alle drei existieren unabhängig voneinander.
Wann brauche ich eine Betriebsnummer?
Sobald Sie erstmals einen Arbeitnehmer beschäftigen – und zwar unabhängig vom Umfang:
- sozialversicherungspflichtige Voll- oder Teilzeitkräfte
- Minijobber (Meldung an die Minijob-Zentrale)
- kurzfristig Beschäftigte und Aushilfen
- Auszubildende und Werkstudenten
Solange Sie als Solo-Selbstständiger ohne Personal arbeiten, benötigen Sie keine Betriebsnummer. Auch für ein Kleingewerbe gilt: erst mit dem ersten Beschäftigten.
So beantragen Sie die Betriebsnummer
Der Antrag erfolgt online über das Betriebsnummern-Service-Portal der Bundesagentur für Arbeit und ist kostenlos. Sie benötigen:
- Name und Anschrift des Betriebs
- Angaben zum wirtschaftlichen Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit (für die Zuordnung zur Wirtschaftsklassifikation)
- Ihre Kontaktdaten
Die Betriebsnummer wird in der Regel sofort oder innerhalb weniger Tage vergeben. Beantragen Sie sie rechtzeitig vor der ersten Lohnabrechnung, denn die Anmeldung des Mitarbeiters zur Sozialversicherung muss spätestens mit der ersten Entgeltabrechnung erfolgen – in einigen Branchen (z. B. Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung) sogar als Sofortmeldung am ersten Arbeitstag.
Nach der Betriebsnummer: Diese Schritte folgen
Mit der Betriebsnummer allein ist es nicht getan. Als Arbeitgeber müssen Sie außerdem:
- den Mitarbeiter bei seiner Krankenkasse anmelden (elektronisches Meldeverfahren DEÜV)
- Minijobber bei der Minijob-Zentrale anmelden
- die Umlagen U1/U2 und die Insolvenzgeldumlage abführen
- Lohnsteuer über ELSTER anmelden und abführen – Grundlagen dazu in unserem Steuern-Bereich
- die Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft um die Lohnsummen erweitern (→ Artikel 5 dieses Clusters)
Spätestens jetzt lohnt sich ein Lohnabrechnungsprogramm oder die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater – mehr dazu im Ratgeber Buchhaltung für Selbstständige.
Was ändert sich bei Umzug oder Betriebsaufgabe?
Änderungen von Name, Anschrift oder Tätigkeitsschwerpunkt melden Sie dem Betriebsnummern-Service. Bei einer Ummeldung des Gewerbes innerhalb derselben Gemeinde bleibt die Betriebsnummer bestehen; bei Verlegung in einen anderen Bezirk kann eine neue Nummer nötig werden. Wird der Betrieb aufgegeben, teilen Sie dies ebenfalls mit – parallel zur Gewerbeabmeldung.
Fazit
Die Betriebsnummer ist der Schlüssel zur Arbeitgeberrolle: kostenlos, schnell online beantragt, aber zwingend vor der ersten Lohnabrechnung nötig. Planen Sie die Beantragung fest in Ihren Einstellungsprozess ein und denken Sie an die Folgeschritte bei Krankenkasse, Minijob-Zentrale und Berufsgenossenschaft.
Häufige Fragen
Wo beantrage ich eine Betriebsnummer?
Die Betriebsnummer beantragen Sie online beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Der Antrag ist kostenlos und die Nummer wird meist sofort oder innerhalb weniger Tage vergeben. Eine telefonische Beantragung ist ebenfalls möglich.
Brauche ich eine Betriebsnummer für einen Minijobber?
Ja, auch für die Beschäftigung eines einzigen Minijobbers benötigen Sie eine Betriebsnummer, da die Anmeldung bei der Minijob-Zentrale ohne sie nicht möglich ist. Der Umfang der Beschäftigung spielt für die Pflicht keine Rolle.
Was kostet die Betriebsnummer?
Die Vergabe der Betriebsnummer ist vollständig kostenlos. Auch spätere Änderungsmeldungen an den Betriebsnummern-Service verursachen keine Gebühren. Kosten entstehen erst durch die Lohnabrechnung selbst, etwa für Software oder einen Steuerberater.
Ist die Betriebsnummer dasselbe wie die Steuernummer?
Nein. Die Betriebsnummer identifiziert Ihren Betrieb in der Sozialversicherung, die Steuernummer beim Finanzamt. Beide Nummern werden von unterschiedlichen Stellen vergeben und unabhängig voneinander verwendet. Als Arbeitgeber benötigen Sie beide.
Wann muss ich meinen Mitarbeiter zur Sozialversicherung anmelden?
Die Anmeldung erfolgt mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. In bestimmten Branchen wie Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung gilt eine Sofortmeldepflicht: Der Mitarbeiter muss bereits am ersten Arbeitstag gemeldet sein. Beantragen Sie die Betriebsnummer daher rechtzeitig vor Arbeitsbeginn.
Behalte ich meine Betriebsnummer bei einem Umzug?
Innerhalb derselben Gemeinde bleibt die Betriebsnummer in der Regel bestehen; Sie müssen lediglich die neue Anschrift melden. Bei einer Verlegung des Betriebs in einen anderen Gemeindebezirk kann der Betriebsnummern-Service eine neue Nummer vergeben. Melden Sie Änderungen immer zeitnah.