Umsatzsteuer-ID beantragen: Wann Sie die USt-IdNr. brauchen und wie es geht

Wer Waren aus dem EU-Ausland einkauft, dort verkauft oder auf Plattformen wie Amazon handelt, kommt an ihr nicht vorbei: der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Sie ist kostenlos, schnell beantragt – und wird oft mit der normalen Steuernummer verwechselt. Dieser Ratgeber erklärt den Unterschied, den Antrag und die Sonderfälle für Kleinunternehmer.

Steuernummer vs. Umsatzsteuer-ID: Der Unterschied

Nach der Gewerbeanmeldung und dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (→ Artikel 2 dieses Clusters) erhalten Sie vom Finanzamt Ihre Steuernummer – sie gilt für alle Steuerarten und gehört auf jede Rechnung.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Format: DE + 9 Ziffern) ist dagegen eine zusätzliche Nummer speziell für den Handel innerhalb der EU. Vergeben wird sie nicht vom Finanzamt, sondern vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Auf Rechnungen kann sie die Steuernummer ersetzen – viele Unternehmer nutzen sie bevorzugt, weil die Steuernummer Rückschlüsse auf das zuständige Finanzamt erlaubt.

Wann brauche ich die USt-IdNr.?

Eine Umsatzsteuer-ID ist erforderlich oder dringend sinnvoll, wenn Sie:

• Waren aus anderen EU-Ländern einkaufen (innergemeinschaftlicher Erwerb)
• Waren oder Dienstleistungen in andere EU-Länder verkaufen (innergemeinschaftliche Lieferung, Reverse-Charge-Verfahren)
• über Amazon, eBay oder andere Marktplätze international handeln – Plattformen verlangen die USt-IdNr. häufig schon bei der Kontoeröffnung; mehr dazu in unseren Ratgebern Amazon Gewerbeschein und eBay Gewerbeschein
• digitale Dienstleistungen von EU-Anbietern beziehen (z. B. Software, Werbeanzeigen)
• Ihre Steuernummer aus Datenschutzgründen nicht auf Rechnungen angeben möchten

Wer ausschließlich in Deutschland an deutsche Kunden verkauft, braucht die USt-IdNr. dagegen nicht zwingend.

So beantragen Sie die Umsatzsteuer-ID

Es gibt zwei Wege – beide kostenlos:

1. Direkt bei der Gründung: Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung setzen Sie einfach das Häkchen bei „Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen". Die Nummer kommt dann automatisch per Post.
2. Nachträglich beim BZSt: Über das Online-Formular des Bundeszentralamts für Steuern. Sie benötigen dafür Ihre Steuernummer, das zuständige Finanzamt und Ihre Unternehmensdaten. Die Bearbeitung dauert in der Regel wenige Tage bis einige Wochen; die Nummer wird ausschließlich schriftlich per Post mitgeteilt.

Sonderfall Kleinunternehmer

Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG können eine USt-IdNr. beantragen – und brauchen sie, sobald sie Waren oder Leistungen aus dem EU-Ausland beziehen. Achtung: Wer als Kleinunternehmer mit USt-IdNr. im EU-Ausland einkauft, muss auf diese Erwerbe unter Umständen deutsche Umsatzsteuer abführen, ohne Vorsteuer ziehen zu können. Lassen Sie sich bei regelmäßigen EU-Geschäften als Kleinunternehmer im Zweifel steuerlich beraten – mehr Grundlagen finden Sie unter Kleingewerbe und Steuern.

USt-IdNr. von Geschäftspartnern prüfen

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen müssen Sie die Gültigkeit der USt-IdNr. Ihres Kunden nachweisen. Nutzen Sie dafür die qualifizierte Bestätigungsabfrage beim BZSt und dokumentieren Sie das Ergebnis – nur so bleibt die Steuerfreiheit der Lieferung im Prüfungsfall gesichert.

Fazit

Die Umsatzsteuer-ID kostet nichts, der Antrag dauert nur Minuten – am einfachsten setzen Sie das Häkchen direkt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Für alle, die auch nur gelegentlich mit dem EU-Ausland Geschäfte machen oder über Marktplätze verkaufen, gehört sie zur Grundausstattung nach der Gründung.

Häufige Fragen

Was kostet die Beantragung der Umsatzsteuer-ID?

Die Beantragung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist vollständig kostenlos, sowohl im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung als auch nachträglich beim Bundeszentralamt für Steuern. Vorsicht vor kostenpflichtigen Drittanbietern, die den Antrag gegen Gebühr übernehmen wollen.

Wie lange dauert es, bis ich die USt-IdNr. erhalte?

Bei Beantragung über das Online-Formular des BZSt erhalten Sie die Nummer in der Regel innerhalb weniger Tage bis Wochen per Post. Bei Beantragung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung kann es etwas länger dauern, da zuerst die Steuernummer vergeben wird. Die Mitteilung erfolgt ausschließlich schriftlich.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-ID?

Nur wenn Sie Geschäfte mit dem EU-Ausland machen, etwa Waren dort einkaufen oder digitale Dienstleistungen beziehen. Beachten Sie, dass Sie als Kleinunternehmer bei innergemeinschaftlichen Erwerben unter Umständen Umsatzsteuer abführen müssen, ohne Vorsteuer ziehen zu können. Für rein inländische Geschäfte ist keine USt-IdNr. nötig.

Kann ich die Umsatzsteuer-ID statt der Steuernummer auf Rechnungen angeben?

Ja, auf Rechnungen genügt entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Viele Unternehmer bevorzugen die USt-IdNr., da die Steuernummer Rückschlüsse auf persönliche Daten und das zuständige Finanzamt zulässt.

Wo finde ich meine Umsatzsteuer-ID, wenn ich sie verloren habe?

Die USt-IdNr. finden Sie auf dem ursprünglichen Vergabeschreiben des BZSt sowie auf Ihren eigenen Rechnungen. Ist sie nicht auffindbar, können Sie beim Bundeszentralamt für Steuern schriftlich eine erneute Mitteilung anfordern. Eine telefonische Auskunft erfolgt aus Datenschutzgründen nicht.

Muss ich die USt-IdNr. meiner Kunden überprüfen?

Bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen sind Sie verpflichtet, die Gültigkeit der USt-IdNr. Ihres Geschäftspartners zu prüfen. Nutzen Sie die qualifizierte Bestätigungsabfrage des BZSt und bewahren Sie den Nachweis auf, da das Finanzamt die Steuerfreiheit sonst versagen kann.