Bewirtungsbeleg — Pflichtangaben & Abzugsfähigkeit
Bewirtungsbeleg - wichtig bei Geschäftsessen
Wer sich selbstständig machen und ein eigenes Gewerbe anmelden möchte, wird wahrscheinlich über kurz oder lang auf den Bewirtungsbeleg stolpern. Denn ein Geschäftsessen kann teilweise von den Steuern abgesetzt werden.
Es gibt die unterschiedlichsten Gründe für ein Geschäftsessen, vielleicht ist es ein erstes Treffen mit einem potentiellen Kunden, eine Projektplanung oder auch der Abschluss eines erfolgreichen Geschäfts – auf jeden Fall kann es sich lohnen den Bewirtungsbeleg sich aushändigen zu lassen. Doch wie geht es weiter?
Der Bewirtungsbeleg
Häufig wird im Restaurant direkt bei der Bezahlung vom geschulten Personal gefragt, ob ein Bewirtungsbeleg gewünscht wird, ist dies nicht der Fall, reicht eine höfliche Nachfrage meist aus. Wer selbstständig ist und von Zeit zu Zeit ein Geschäftsessen abhält, sollte es sich zur Gewohnheit machen den Beleg beziehungsweise die Quittung mitzunehmen.
Wichtig ist, dass dieser maschinell und nicht handschriftlich erstellt wurde. Je nach Höhe der Bewirtungskosten gibt es bestimmte Voraussetzungen die erfüllt werden müssen.
Bewirtungsbeleg bis 150 Euro
Bei einem kleinen Geschäftsessen, wie zum Beispiel einem Mittagsessen mit einem Angestellten, kann die zu zahlende Summe unter 150 Euro liegen. Ist dies der Fall sind folgende Details auf dem Bewirtungsbeleg nötig, damit die Bewirtungskosten steuerlich geltend gemacht werden können.
- Name und Adresse des Restaurants
- Datum
- Auflistung der Speisen und Getränke inklusive dem jeweiligen Preis
- Bruttobetrag
- Steuersatz
Bewirtungsbeleg ab 150 Euro
Ab der Summe von 150 Euro sieht die Sache schon etwas anders aus. Nun gibt es mehrere Punkte die beachtet werden müssen. Zunächst einmal sollte es sich bei den Spesen um tatsächliche Geschäftsessen handeln und nicht um private Restaurantbesuche. Ein Essen am Tag des Ehegatten oder am Wochenende könnten Misstrauen wecken und Probleme bei einer Betriebsprüfung mit sich ziehen. Auf dem maschinell erstellten Bewirtungsbeleg müssen folgende Punkte vorhanden sein:
- Name und Anschrift des Restaurants
- Datum (Bewirtungsdatum)
- Auflistung der Speisen und Getränke inklusive dem jeweiligen Preis
- Nettobetrag
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Name und Anschrift des Bewirteten
- Rechnungsnummer
- Steuernummer oder USt-ID-Nr. des Restaurants
Dies ist jedoch nur die halbe Miete. Fällt die Rechnung über die 150 Euro Grenze müssen weitere Details vom Bewirteten ausgefüllt werden.
- Namen aller bewirteten Personen (dazu zählt auch der Unternehmer selbst)
- Anlass der Bewirtung (exakte Beschreibung ist wichtig, „Geschäftessen“ reicht nicht aus, lieber „Besprechung Kooperation mit Firma XY“
- Datum und Unterschrift
- Gegebenenfalls Trinkgeld (wenn nicht vorab maschinell vermerkt)
Bewirtungsbeleg – gut zu wissen!
Soll ein Geschäftsessen als Bewirtungskosten steuerlich geltend gemacht werden, macht es einen Unterschied, ob es sich dabei um ein Geschäftsessen mit einem Kunden beziehungsweise Geschäftspartner handelt oder um einen Mitarbeiter. Bei einer Kundenbewirtung können 70 Prozent der Ausgaben von der Steuer abgesetzt werden und bei einer Mitarbeiterbewirtung sogar die vollen 100 Prozent.
Gewerbeamt Köln
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Häufige Fragen
Warum ist ein Bewirtungsbeleg für Selbstständige so wichtig?
Ein Bewirtungsbeleg ist für Selbstständige wichtig, da ein Geschäftsessen teilweise von den Steuern abgesetzt werden kann. Er dient als Nachweis für betrieblich veranlasste Ausgaben. Dies hilft, die Steuerlast zu mindern und die Ausgaben korrekt zu dokumentieren.
Welche Pflichtangaben enthält ein Bewirtungsbeleg bis 150 Euro?
Für Bewirtungskosten bis 150 Euro müssen der Name und die Adresse des Restaurants, das Datum sowie eine Auflistung der Speisen und Getränke inklusive Preis auf dem Beleg stehen. Zusätzlich sind der Bruttobetrag und der Steuersatz erforderlich. Der Beleg muss maschinell erstellt sein, um steuerlich anerkannt zu werden.
Welche zusätzlichen Angaben sind ab 150 Euro auf dem Beleg nötig?
Ab 150 Euro sind zusätzlich zum Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag auch der Name und die Anschrift des Bewirteten, die Rechnungsnummer sowie die Steuernummer oder USt-ID-Nr. des Restaurants nötig. Der Beleg muss zudem maschinell erstellt sein.
Welche Details muss der Bewirtende selbst auf dem Beleg ergänzen?
Die zusätzlichen Details müssen vom Bewirtenden selbst ausgefüllt werden. Dazu gehören die Namen aller bewirteten Personen, einschließlich des Unternehmers, und der genaue Anlass der Bewirtung. Abschließend sind das Datum und die Unterschrift des Bewirtenden anzubringen.
Reicht „Geschäftsessen" als Angabe für den Bewirtungsanlass aus?
Nein, die Angabe "Geschäftsessen" ist als Anlass nicht ausreichend und kann bei einer Betriebsprüfung zu Problemen führen. Es ist eine exakte Beschreibung des Anlasses erforderlich, zum Beispiel "Besprechung Kooperation mit Firma XY". Nur eine präzise Angabe gewährleistet die steuerliche Anerkennung.
Muss ein Bewirtungsbeleg maschinell erstellt sein?
Ein Bewirtungsbeleg muss grundsätzlich maschinell und nicht handschriftlich erstellt sein, um vom Finanzamt anerkannt zu werden. Dies gilt für alle Beträge. Handschriftliche Belege werden in der Regel nicht als Nachweis akzeptiert.
Muss der Unternehmer sich selbst auf dem Bewirtungsbeleg vermerken?
Ja, bei der Auflistung der bewirteten Personen müssen Sie sich als Unternehmer selbst mit auf dem Beleg vermerken. Dies ist eine wichtige Voraussetzung für die korrekte steuerliche Geltendmachung der Bewirtungskosten.