Wie und wann schreibt man eine Mahnung richtig?
Mahnung - Wie und wann verschickt man eine Mahnung?
Das eigene Gewerbe ist angemeldet und die ersten Rechnungen sind geschrieben – fehlt nur noch der Zahlungseingang. Lässt dieser auf sich warten, ist es ratsam eine Mahnung zu verschicken.
Sobald das Geschäft im Gange ist, werden die ersten Rechnungen verschickt. Schließlich hat das eigene Gewerbe eine Leistung erbracht und diese soll natürlich honoriert werden. Bleibt der Zahlungseingang jedoch aus, kann dies vor allem in der Gründungsphase ein Loch in die Kasse reißen. In diesem Fall bietet es sich an eine Mahnung zu schreiben und auf die Zahlung zu bestehen.
Mahnung schreiben – aber wann?
Ist das Gewerbe noch in der Anfangsphase und die ersten Geschäftsbeziehungen sind aufgebaut, fällt es umso schwerer eine Mahnung zu verschicken – schließlich sollen gerade gewonnene Kunden und Partner nicht direkt vergrault werden. Aus diesem Grund ist es ratsam vorab eine Zahlungserinnerung zu schicken in der höflich nach der Zahlung gefragt wird. Erst wenn trotz Nachfrage kein Geldeingang zu verzeichnen ist, sollte die Mahnung ins Spiel kommen. In der Regel wird auf der gestellten Rechnung darum gebeten die Summe innerhalb der nächsten 14 Tage zu bezahlen, erst wenn diese Frist verstrichen ist, wird eine Zahlungserinnerung oder Mahnung geschrieben.
Was sollte eine Mahnung beinhalten?
Hat die Zahlungserinnerung keinen Erfolg erbracht, geht es an das Verfassen einer Mahnung. Auf dieser sollte der Grund des Schreibens, also das Wort Mahnung, deutlich zu erkennen sein. Natürlich muss in der Mahnung daraufhin gewiesen werden, um welche nichtbezahlte Rechnung es sich handelt. Um diese eindeutig zuordnen zu können, sollte die Rechnungsnummer, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum sowie der offene Rechnungsbetrag klar ersichtlich sein. Eine weitere Möglichkeit wäre die ursprüngliche Rechnung als Anhang mitzuschicken.
Weitere Mahnungen und Mahngebühren
Die erste Mahnung ist verschickt und der Geldeingang ist trotz neuer Frist nicht zu verzeichnen? Diese Situation ist für jedes Gewerbe unangenehm – ganz egal ob es sich um ein kleines Unternehmen oder um einen großen Konzern handelt. Nun ist es an der Zeit Mahnung Nummer 2 und gegebenenfalls Nummer 3 zu versenden. Hier darf der Ton schon etwas schärfer werden.
Gläubiger können ebenfalls Mahngebühren erheben, jedoch gibt es hierfür keine gesetzlichen Vorschriften. Generell sollten die Mahngebühren daher nur so hoch sein, wie die neuentstandenen Kosten. Dazu zählen das Papier, die Briefmarke und Druckkosten. Natürlich kann jedes Gewerbe frei entscheiden, wie hoch die Mahngebühren ausfallen sollen, kommt es jedoch zu einem Rechtsstreit sind überhöhte Mahngebühren anfechtbar.
Bleiben auch die Mahnungen ohne Erfolg bleibt nur noch der Schritt zum gerichtlichen Mahnverfahren. Hierfür ist es ratsam einen Anwalt hinzuzuziehen.
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Häufige Fragen
Wann sollte man die erste Mahnung verschicken?
Nach Ablauf der auf der Rechnung vermerkten Zahlungsfrist (oft 14 Tage) ist es ratsam, zunächst eine höfliche Zahlungserinnerung zu senden. Erst wenn diese Erinnerung erfolglos bleibt und kein Geldeingang zu verzeichnen ist, sollte die erste Mahnung verschickt werden. Dies hilft, Kundenbeziehungen zu wahren, bevor formelle Schritte eingeleitet werden.
Welche Informationen muss eine Mahnung enthalten?
Eine Mahnung sollte das Wort "Mahnung" deutlich kennzeichnen und den Grund des Schreibens klar benennen. Zwingend erforderlich sind die Rechnungsnummer, das ursprüngliche Fälligkeitsdatum sowie der offene Rechnungsbetrag der nicht bezahlten Rechnung. Es empfiehlt sich zudem, die ursprüngliche Rechnung als Anhang beizufügen, um die Zuordnung zu erleichtern.
Dürfen Mahngebühren erhoben werden und wie hoch dürfen diese sein?
Ja, Gläubiger können Mahngebühren erheben, jedoch gibt es hierfür keine gesetzlichen Vorschriften zur Höhe. Generell sollten die Mahngebühren nur die tatsächlich neu entstandenen Kosten decken, wie zum Beispiel für Papier, Briefmarke und Druckkosten. Überhöhte Mahngebühren sind im Falle eines Rechtsstreits anfechtbar.
Wie viele Mahnungen sollte man maximal versenden, bevor weitere Schritte folgen?
Nach der ersten Mahnung kann bei weiterhin ausbleibender Zahlung eine zweite und gegebenenfalls eine dritte Mahnung versendet werden. Mit jeder weiteren Mahnung darf der Ton etwas schärfer werden. Bleiben auch diese Mahnungen ohne Erfolg, ist der nächste Schritt das gerichtliche Mahnverfahren.
Was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung?
Eine Zahlungserinnerung ist ein höflicher Hinweis auf eine ausstehende Zahlung, der primär der Kundenpflege dient und keine rechtlichen Konsequenzen androht. Eine Mahnung hingegen ist ein formelleres Schreiben, das auf die Nichtzahlung besteht und oft bereits eine neue Frist setzt oder rechtliche Schritte für den Fall der Nichtzahlung ankündigt. Die Zahlungserinnerung geht der Mahnung in der Regel voraus.
Was tun, wenn auch die letzte Mahnung erfolglos bleibt?
Bleiben alle Mahnungen ohne Erfolg, ist der nächste und letzte Schritt das gerichtliche Mahnverfahren. Hierfür ist es dringend ratsam, einen Anwalt hinzuzuziehen. Dieser kann Sie durch den komplexen Prozess führen und die notwendigen rechtlichen Schritte einleiten, um die ausstehende Forderung durchzusetzen.