Rechnungsstellung — Pflichtangaben & Regeln

Die richtige Rechnungstellung

Ist das eigene Gewerbe angemeldet und das Geschäft läuft langsam an, wird es Zeit sich mit dem Thema Rechnungstellung auseinander zu setzten. Denn erst nach erfolgreich gestellter Rechnung werden Geschäftspartner beziehungsweise Kunden diese bezahlen.

Im Grunde genommen müssen sich Unternehmer nur einmal intensiv mit dem Erstellen der Rechnungsvorlage auseinandersetzen. Ist diese einmal korrekt erstellt, kann sie als Vorlage für alle künftigen Rechnungen genutzt werden.

Was muss eine Rechnung beinhalten?

Damit eine Rechnung rechtskräftig wird, gibt es bestimmte Voraussetzungen die erfüllt werden müssen. Welche das sind, regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Hier ist genau festgelegt, welche Angaben enthalten sein müssen, damit die Rechnung für das Finanzamt ordnungsgemäß ist. Doch auch hier gibt es Unterschiede – je nach Höhe der Rechnung, können mehr oder weniger Daten/Informationen vorgeschrieben sein. Auch die Unternehmensform spielt eine Rolle.

Rechnungen mit einer Summe bis 250 Euro

Bei Kleinbeträgen bis 250 Euro tritt § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) in Kraft. So sind etwas weniger Angaben auf der Rechnung notwendig. So muss zum Beispiel die Mehrwertsteuer nicht extra herausgerechnet werden. Es reicht ein Zusatz wie zum Beispiel: „In der Rechnungssumme sind 19 % Mehrwertsteuer enthalten.“

• Name und die Anschrift des Rechnungsstellers
• Datum
• Menge und Art der Gegenstände bzw. Leistung
• Bruttobetrag
• Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer
• Hinweis auf Mehrwertsteuer

Rechnungen über 250 Euro

Übersteigt die Rechnungssumme die Höhe von 250 Euro muss die Rechnung etwas umfangreicher werden.

• Name und die Anschrift des Rechnungsstellers
• Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers
• Datum
• Liefer- / Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Gegenstände bzw. Leistung
• Einzelpreis
• Gesamtsumme
• Nettobetrag
• MWST % Satz
• Bruttosumme
• Gegebenenfalls vereinbarte Nachlässe (Skonto etc.)
• Höhe der Steuer

Rechnungen von Kleinunternehmern

Wer nur ein kleines Unternehmen hat und somit von der Kleinunternehmerregelung gebrauch machen möchte, muss keine Umsatzsteuer in der Rechnung ausweisen. Jedoch muss auf der Rechnung in diesem Fall ein Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben genannt werden. Dieser kann zum Beispiel lauten: „Da ich gem. § 19 UStG von der Möglichkeit der Kleinunternehmerregelung Gebrauch mache, bin ich nicht zum Ausweis von Mehrwertsteuer berechtigt.“ Oder etwas kürzer: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Des Weiteren muss auf der Rechnung enthalten sein:

• Name und die Anschrift des Rechnungsstellers
• Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers
• Datum
• Liefer- / Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Fortlaufende Rechnungsnummer.
• Menge und Art der Gegenstände bzw. Leistung
• Einzelpreis
• Gesamtsumme
• Hinweis auf den Grund für die fehlenden Umsatzsteuer-Angaben

Beispiel Rechnung Kleinunternehmer

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Häufige Fragen

Welche grundlegenden Pflichtangaben muss eine rechtskräftige Rechnung in Deutschland enthalten?

Damit eine Rechnung rechtskräftig ist, regelt § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) die notwendigen Angaben. Dazu gehören der Name und die Anschrift des Rechnungsstellers, das Datum sowie die Menge und Art der Gegenstände bzw. Leistungen. Für Rechnungen über 250 Euro sind zusätzliche Informationen wie die Steuernummer oder USt-ID und eine fortlaufende Rechnungsnummer erforderlich.

Welche besonderen Regeln gelten für Rechnungen von Kleinunternehmern in Deutschland?

Als Kleinunternehmer müssen Sie gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Es ist jedoch zwingend erforderlich, einen Hinweis auf diese Regelung auf der Rechnung anzubringen. Ein gängiger Zusatz ist beispielsweise: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Alle anderen Pflichtangaben wie Rechnungssteller, Empfänger und Leistungsdatum bleiben bestehen.

Welche Angaben sind bei einer Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro ausreichend?

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro greift § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), der weniger Angaben erfordert. Notwendig sind der Name und die Anschrift des Rechnungsstellers, das Datum, die Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag. Zusätzlich muss der Steuersatz der enthaltenen Umsatzsteuer oder ein Hinweis darauf, dass die Mehrwertsteuer im Betrag enthalten ist, aufgeführt werden.

Muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) immer auf der Rechnung stehen?

Die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist bei Rechnungen über 250 Euro erforderlich, alternativ kann auch die Steuernummer verwendet werden. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro ist die USt-ID oder Steuernummer nicht zwingend vorgeschrieben. Kleinunternehmer weisen auf ihren Rechnungen grundsätzlich keine Umsatzsteuer aus und benötigen daher meist keine USt-ID.

Ist eine fortlaufende Rechnungsnummer auf jeder Rechnung Pflicht?

Ja, eine fortlaufende Rechnungsnummer ist eine gesetzliche Pflichtangabe für Rechnungen über 250 Euro sowie für Rechnungen von Kleinunternehmern. Sie dient der eindeutigen Identifizierung jeder Rechnung und muss einmalig sein. Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro ist keine fortlaufende Rechnungsnummer vorgeschrieben.

Welches Datum muss auf einer Rechnung angegeben werden?

Jede Rechnung muss das Ausstellungsdatum enthalten. Bei Rechnungen über 250 Euro sowie bei Kleinunternehmerrechnungen ist zusätzlich das Liefer- oder Leistungsdatum bzw. der Leistungszeitraum anzugeben. Dies ist wichtig für die korrekte steuerliche Zuordnung der Leistung.

Welche Unterschiede gibt es bei den Pflichtangaben je nach Rechnungshöhe?

Rechnungen bis 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) erfordern gemäß § 33 UStDV weniger Angaben, wie z.B. kein separater Ausweis der USt-ID oder Rechnungsnummer. Bei Rechnungen über 250 Euro sind gemäß § 14 UStG detailliertere Informationen wie die Steuernummer/USt-ID, eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Rechnungsempfänger zwingend. Für Kleinunternehmer gelten spezielle Regeln bezüglich des Umsatzsteuerausweises, unabhängig von der Rechnungshöhe.