Hausverwaltung gründen: § 34c GewO und zertifizierter Verwalter
Kurz gesagt: Wer Wohnungseigentum (WEG-Verwaltung) oder Mietverhältnisse über Wohnräume verwaltet, braucht vor der Gewerbeanmeldung eine Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO. Voraussetzungen sind Zuverlässigkeit, geordnete Vermögensverhältnisse und eine Berufshaftpflicht mit 500.000 Euro je Fall. Danach gilt eine Weiterbildungspflicht von 20 Stunden in drei Jahren. Für Eigentümergemeinschaften kommt seit Dezember 2023 die IHK-Prüfung zum zertifizierten Verwalter nach § 26a WEG dazu, die jede Gemeinschaft ab neun Einheiten verlangen kann. Die Verwaltung von Gewerbeimmobilien ist erlaubnisfrei.
Drei Arten von Hausverwaltung, zwei davon erlaubnispflichtig
| Tätigkeit | Erlaubnis § 34c GewO | Zertifizierter Verwalter § 26a WEG |
|---|---|---|
| WEG-Verwaltung: gemeinschaftliches Eigentum von Wohnungseigentümergemeinschaften | ja (Nr. 4) | ja, sobald die Gemeinschaft es verlangt; Ausnahme nur bei weniger als neun Einheiten, wenn ein Eigentümer verwaltet und weniger als ein Drittel die Zertifizierung fordert |
| Mietverwaltung von Wohnräumen für Eigentümer | ja (Nr. 4) | nein |
| Verwaltung von Gewerbeimmobilien, Büros, Läden, Facility Management | nein | nein |
Die Erlaubnispflicht für Wohnimmobilienverwalter gilt seit August 2018. Ohne Erlaubnis darf die Tätigkeit nicht aufgenommen werden; das Gewerbeamt weist die Anmeldung zurück oder nimmt sie nur unter Vorbehalt an, und die Tätigkeit ohne Erlaubnis ist eine Ordnungswidrigkeit nach § 144 GewO mit Bußgeld bis 5.000 Euro.
Schritt 1: Erlaubnis nach § 34c GewO beantragen
Zuständig ist je nach Bundesland die Industrie- und Handelskammer (zum Beispiel in Bayern, Hessen, Niedersachsen) oder die Kreis- beziehungsweise Stadtverwaltung (zum Beispiel in Nordrhein-Westfalen). Der Antrag läuft in den meisten Ländern über ein Online-Portal. Geprüft wird nach § 34c Abs. 2 GewO:
- Zuverlässigkeit: Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde (Belegart O) und Auszug aus dem Gewerbezentralregister, beide beim Bürgeramt zu beantragen, je 13 Euro. Verurteilungen wegen Vermögensdelikten in den letzten fünf Jahren führen zur Versagung.
- Geordnete Vermögensverhältnisse: Auskunft aus dem Schuldnerverzeichnis, Bescheinigung des Insolvenzgerichts, Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts und der Gemeinde (Steuerrückstände).
- Berufshaftpflichtversicherung: Nachweis einer Vermögensschadenhaftpflicht mit mindestens 500.000 Euro je Versicherungsfall und 1.000.000 Euro für alle Fälle eines Jahres (§ 15 Makler- und Bauträgerverordnung). Ohne den Nachweis gibt es keine Erlaubnis.
Bei Gesellschaften müssen alle Geschäftsführer die persönlichen Nachweise erbringen. Die Gebühr legt die Erlaubnisbehörde per Gebührenbescheid fest; rechnen Sie mit einem dreistelligen Betrag, bei mehreren Tätigkeiten (Makler plus Verwalter) entsprechend mehr. Die Bearbeitung dauert einige Wochen.
Schritt 2: Gewerbe anmelden
Mit der Erlaubnis in der Hand melden Sie das Gewerbe beim Gewerbeamt an: Formular GewA 1, in Feld 18 „Verwaltung von Wohnimmobilien (WEG- und Mietverwaltung) nach § 34c GewO“, in Feld 28 die Erlaubnis mit Datum und Behörde. Gebühr je nach Gemeinde 15 bis 65 Euro; den Ablauf beschreibt Gewerbeanmeldung Schritt für Schritt. Als Rechtsform ist wegen der Haftung für fremde Gelder eine GmbH verbreitet; das Einzelunternehmen ist möglich, wenn die Berufshaftpflicht ausreichend dimensioniert ist.
Schritt 3: Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG
Seit dem 1. Dezember 2023 gehört zur ordnungsmäßigen Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft die Bestellung eines zertifizierten Verwalters (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Jeder Eigentümer kann das verlangen. Ausgenommen sind nur kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in denen ein Eigentümer selbst verwaltet und weniger als ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter fordert.
Zertifizierter Verwalter ist, wer vor einer IHK die Prüfung über rechtliche, kaufmännische und technische Kenntnisse bestanden hat. Der Prüfung gleichgestellt sind nach der Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung unter anderem Volljuristen, Immobilienkaufleute, geprüfte Immobilienfachwirte und Absolventen eines Hochschulstudiums mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt. Bei Gesellschaften müssen die Personen zertifiziert sein, die die Verwaltung tatsächlich ausführen. Die Prüfungsgebühr der IHK liegt in der Regel im dreistelligen Bereich, Vorbereitungskurse kosten je nach Anbieter mehrere hundert bis einige tausend Euro.
Für die reine Mietverwaltung ist die Zertifizierung nicht vorgeschrieben.
Laufende Pflichten
- Weiterbildung: 20 Stunden innerhalb von drei Kalenderjahren für den Inhaber und alle Beschäftigten, die an der Verwaltung mitwirken (§ 34c Abs. 2a GewO, § 15b MaBV). Die Nachweise sind fünf Jahre aufzubewahren, die Behörde kann sie anfordern.
- Vermögenstrennung: Gelder der Gemeinschaft und der Eigentümer gehören auf Konten, die auf die Gemeinschaft lauten oder als offene Treuhandkonten geführt werden, nie auf Ihr Geschäftskonto.
- Informationspflichten nach der MaBV gegenüber Auftraggebern, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten.
- Datenschutz: Sie verarbeiten Daten von Eigentümern und Mietern; Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Auftragsverarbeitungsverträge mit Dienstleistern, ab 20 Beschäftigten ein Datenschutzbeauftragter.
- WEG-Recht: Einberufung der Eigentümerversammlung, Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Beschlusssammlung und Vermögensbericht nach §§ 24 bis 28 WEG; Fristversäumnisse führen zu Haftung und Abberufung.
Kosten und Verdienst
| Position | Größenordnung |
|---|---|
| Erlaubnis § 34c GewO (Gebühr, Auszüge, Bescheinigungen) | dreistelliger Betrag plus 26 Euro für Führungszeugnis und GZR-Auszug |
| Berufshaftpflicht (Vermögensschaden) | ab etwa 300 bis 800 Euro im Jahr bei kleinem Bestand |
| Zertifizierter Verwalter (IHK-Prüfung, Vorbereitung) | dreistellig bis niedrig vierstellig |
| Verwaltungssoftware, Büro | laufend |
| Gewerbeanmeldung, IHK-Beitrag | 15 bis 65 Euro plus IHK-Grundbeitrag |
Übliche Vergütungen liegen für die WEG-Verwaltung bei 20 bis 40 Euro pro Einheit und Monat, für die Mietverwaltung bei 5 bis 8 Prozent der Nettokaltmiete oder ähnlichen Pauschalen pro Einheit, regional sehr unterschiedlich. Die Beträge sind Orientierungswerte.
Steuern
Die Verwaltung fremder Immobilien ist gewerblich und umsatzsteuerpflichtig mit 19 Prozent. Weil Eigentümergemeinschaften und private Vermieter meist keinen Vorsteuerabzug haben, kann die Kleinunternehmerregelung im Einstieg bis 25.000 Euro Vorjahresumsatz sinnvoll sein. Gewinnermittlung per Einnahmenüberschussrechnung, Gewerbesteuer ab 24.500 Euro Gewerbeertrag; Details unter Steuern für Gewerbetreibende.
Häufige Fragen
Brauche ich für eine Hausverwaltung eine Erlaubnis?
Für die Verwaltung von Wohnungseigentum und von Mietwohnungen ja, nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 GewO. Für Gewerbeimmobilien nicht. Die Erlaubnis muss vor der Gewerbeanmeldung vorliegen.
Was ist der Unterschied zwischen § 34c-Erlaubnis und zertifiziertem Verwalter?
Die Erlaubnis nach § 34c GewO ist die gewerberechtliche Zulassung (Zuverlässigkeit, Vermögensverhältnisse, Versicherung). Der zertifizierte Verwalter nach § 26a WEG ist ein Qualifikationsnachweis durch IHK-Prüfung, den Eigentümergemeinschaften seit Dezember 2023 verlangen können. WEG-Verwalter brauchen in der Praxis beides, Mietverwalter nur die Erlaubnis.
Welche Versicherung ist Pflicht?
Eine Berufshaftpflicht für Vermögensschäden mit mindestens 500.000 Euro je Versicherungsfall und 1 Million Euro pro Jahr (§ 15 MaBV). Der Nachweis ist Voraussetzung für die Erlaubnis und muss dauerhaft bestehen.
Muss ich mich weiterbilden?
Ja, 20 Stunden innerhalb von drei Kalenderjahren, beginnend im Jahr der Erlaubniserteilung. Das gilt auch für Mitarbeiter, die unmittelbar bei der Verwaltung mitwirken. Nachweise fünf Jahre aufbewahren.
Kann ich ohne Ausbildung Hausverwalter werden?
Für die Erlaubnis nach § 34c GewO ist kein Sachkundenachweis vorgeschrieben. Für die WEG-Verwaltung brauchen Sie aber die IHK-Prüfung zum zertifizierten Verwalter, sofern Sie keinen gleichgestellten Abschluss haben. Ohne fundierte Kenntnisse in WEG-Recht, Mietrecht und Abrechnung ist die Haftung erheblich.
Was passiert, wenn ich ohne Erlaubnis verwalte?
Ordnungswidrigkeit nach § 144 GewO mit Bußgeld bis 5.000 Euro, Untersagung der Tätigkeit und Probleme mit der Berufshaftpflicht. Verträge bleiben zivilrechtlich wirksam, die Auftraggeber können aber kündigen.
Quellen und Rechtsgrundlagen
- § 34c Gewerbeordnung (GewO), Erlaubnispflicht Wohnimmobilienverwalter: gesetze-im-internet.de/gewo/__34c.html
- § 144 GewO, Bußgeldvorschrift: gesetze-im-internet.de/gewo/__144.html
- § 15 und § 15b Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV), Versicherung und Weiterbildung: gesetze-im-internet.de/gewo_34cdv
- § 26a Wohnungseigentumsgesetz (WEG), zertifizierter Verwalter: gesetze-im-internet.de/woeigg/__26a.html
- § 19 WEG, Anspruch auf zertifizierten Verwalter: gesetze-im-internet.de/woeigg/__19.html
- Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung (ZertVerwV): gesetze-im-internet.de/zertverwv
- IHK München, Gewerbeerlaubnis § 34c GewO: ihk-muenchen.de