Aufbewahrungsfrist / Aufbewahrungspflicht

Sobald das eigene Gewerbe gestartet ist, häufen sich die geschäftlichen Unterlagen, wie zum Beispiel Rechnungen und Angebote. Nun stellt sich die Frage, welche müssen überhaupt aufbewahrt werden und wie lange sind die Aufbewahrungsfristen.

Wer in Deutschland ein eigenes Gewerbe anmeldet und sich selbstständig macht, muss sich an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen halten. Diese können in zwei Kategorien unterteilt werden: die sechsjährige und zehnjährige Aufbewahrungspflicht. Je nach Dokument gelten somit unterschiedliche Fristen.

Sowohl im Handelsgesetzbuch (HGB) als auch in der Abgabenordnung (AO) gibt es eine detaillierte Aufschlüsselung aller Dokumente, die laut Gesetz aufbewahrt werden müssen. Laut § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen der Abgabenordnung (AO) handelt es sich dabei um:

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Laut § 257 Aufbewahrung von Unterlagen des Handelsgesetzbuchs geht es konkret um:

• Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• die empfangenen Handelsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe
• Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege)

Das all diese Dokumente entsprechend aufbewahrt werden müssen ist klar, nun stellt sich aber die Frage: „Für wie lange?“. Auch hier gibt es wieder zwei verschiedene Verordnungen. Einige Unterlagen müssen mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden, andere sogar zehn Jahre. Diese Fristen sind ebenfalls im § 147 der Abgabenordnung festgehalten.

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege
• Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union

• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

Auch für Rechnungen gilt laut § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) die zehnjährige Aufbewahrungsfrist.

Alle geschäftlichen Vorfälle die per E-Mail kommuniziert werden, unterliegen den gleichen Aufbewahrungspflichten wie jene aus Papier. Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gilt also auch dann, wenn eine Rechnung zum Beispiel per E-Mail zugestellt wird. Aber auch alle anderen Dokumente, die per E-Mail versandt werden und laut § 147 der Abgabenordnung den Fristen von sechs und zehn Jahren unterliegen, müssen in Originalform aufbewahrt werden. Um die Speicherkapazitäten des Rechners nicht unnötig auszureizen, empfiehlt es sich ein externes Speichermedium anzuschaffen.